Privatlivspolitik for ELF Koncernen

1. generelle principper for beskyttelse af persondata

ELF koncernen anerkender og respekterer individets ret til beskyttelse af personlige oplysninger under national lovgivning og EU fællesskabets lovgivning. ELF koncernen vil sikre, at enhver behandling af personoplysninger, der foretages af selskaber inden for koncernen eller på selskabernes vegne, er i overensstemmelse med de grundlæggende behandlingsprincipper til beskyttelse af fysiske personers personoplysninger.

  • Lovlighed, rimelighed
    ELF behandler udelukkende personoplysninger på lovlig og fair vis og i overensstemmelse med de rettigheder der tilkommer registrerede efter den til enhver tid gældende lovgivning.
  • Gennemsigtighed
    Når ELF indsamler personoplysninger fra personer eller via andre kilder, vil ELF sikre, at den registreret får den nødvendige information i overensstemmelse med gældende lovgivning: En registreret person har altid ret til at modtage information om, hvilke personoplysninger der behandles om den registrerede.
  • Formålsbegrænsning
    ELF behandler kun personoplysninger til udtrykkeligt angivne og legitime formål. Personoplysninger vil udelukkende blive brugt til de formål, som de oprindeligt blev indsamlet til.
  • Dataminimering
    ELF vil sikre, at der alene behandles personoplysninger, som er tilstrækkelige, relevante og strengt nødvendige for opfyldelsen af det konkrete formål.
  • Rigtighed
    ELF vil sørge for, at personoplysninger, der behandles af ELF til enhver tid er retvisende og opdaterede, og vil i videst muligt omfang sørge for berigtigelse eller sletning af urigtige personoplysninger.
  • Opbevaringsbegrænsning
    ELF vil sikre, at personoplysninger ikke opbevares eller på anden måde behandles i længere tid end nødvendigt for opfyldelsen af det konkrete formål, med mindre andet følger af anden lovgivning.
  • Integritet og fortrolighed
    Igennem implementering af fornødne organisatoriske og tekniske foranstaltninger, vil ELF sørge for i videst muligt omfang at minimere enhver risiko for tab, læk, beskadigelse og/eller bortkomst af personoplysninger.

2. Ansvar for personoplysninger

Hvem er vi

ELF koncernen er en ejendomskoncern der beskæftiger sig med projektudvikling, salg og udlejning af bolig- og erhvervsejendomme. Du finder kontaktoplysninger nedenfor, som kan benyttes til at kontakte ethvert af selskaberne inden for koncernen.

Som led i koncernens forretning indsamles og behandles oplysninger om fysiske personer (personoplysninger). Oplysningerne indsamles og behandles for at yde den bedst mulige service og de bedst mulige løsninger for koncernselskabernes kunder, købere, lejere, samarbejdspartnere, m.v., for at opfylde lovkrav og leve op til koncernselskabernes kontraktuelle forpligtelser.

Dataansvarlig

Selskaberne inden for ELF koncernen er hver især dataansvarlige for de personoplysninger, der indsamles og behandles af det pågældende selskab i forbindelse med privatpersoners benyttelse af de tjenester der udbydes selskaberne. Det er nødvendigt at indsamle og behandle personoplysninger for at kunne stille disse tjenester til rådighed for brugerne af disse tjenester.

3. Formål og retsgrundlag for behandling af personoplysninger

Formål

Vi registrerer og behandler oplysninger om dig for at tilbyde dig den bedste service i forbindelse med din kontakt til ELF koncernen og for at overholde vores aftaler med dig samt for at opfylde eventuelle lovkrav pålagt de enkelte koncernselskaber i relation til selskabernes daglige virke.

Det medfører at vi registrerer og behandler personoplysninger om dig i følgende tilfælde:

  1. Når du tilmelder dig en tjeneste til generel information om koncernens forretning, f.eks. et nyhedsbrev, en reservationsliste eller lignende.
  2. Når du indgår eller overvejer at indgå en aftale med os om en ydelse.
  3. Når du har købt eller solgt en bolig eller erhvervsejendom til et selskab i ELF koncernen.
  4. Når du har lejet en bolig eller erhvervsejendom af et selskab i ELF koncernen.
  5. Når vi er juridisk forpligtede til at indsamle og behandle personoplysninger om dig.
  6. Når du i øvrigt har givet særskilt tilladelse til behandling af dine personoplysninger til et bestemt formål.
  7. Når det er nødvendigt for at forfølge ELF koncernens legitime interesser. Det kan f.eks. være for at forhindre misbrug eller økonomisk tab, for at styrke it-sikkerheden eller lignende.

Retsgrundlag

ELF koncernens behandling af personoplysninger sker for at opfylde det enkelte koncernselskabs kontraktuelle forpligtelser over for kunder, købere, lejere, samhandelspartnere m.v., jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b.

I visse tilfælde behandles personoplysninger til forfølgelse af et koncernselskabs legitime interesser. Hvor behandling sker på baggrund af denne interesseafvejningsregel (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f), har ELF koncernen vurderet at koncernens interesse i virksomhedens levering af optimale ydelser – f.eks. i tillæg til koncernens primære ydelser – og hensynet til IT-sikkerhed overstiger interesserne hos den/de personer hvorom der behandles personoplysninger.

Behandling af personoplysninger sker endvidere på baggrund af klart og utvetydigt samtykke, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a, hvor samtykke indhentes forud for den konkrete behandlingsaktivitet.

Retten til at trække samtykke tilbage

Et samtykke til behandling af personoplysninger kan til enhver tid tilbagekaldes. En tilbagekaldelse af samtykke har virkning for fremtidige behandlinger af personoplysninger. Trækkes et samtykke tilbage påvirker det derfor ikke lovligheden af en behandling, der er baseret på samtykket, inden tilbagekaldelsen eller hvor der findes et alternativt lovligt behandlingsgrundlag for den pågældende behandling.

4. Hvilke personoplysninger behandles af ELF koncernen

Selskaberne i ELF koncernen registrerer og bruger forskellige typer personoplysninger afhængigt af, hvilke ydelser det pågældende selskab skal yde eller hvilke kontraktuelle forpligtelser der påhviler selskabet, bl.a.:

  1. Grundlæggende personoplysninger, f.eks. navn og kontaktoplysninger.
  2. Personnummer
  3. Økonomiske oplysninger, f.eks. oplysninger om kreditvurdering ved leje af bolig
  4. Oplysninger om din familie og husstand
  5. Dokumentation for identitet, f.eks. fotokopier af sundhedskort og billedlegitimation

 Følsomme personoplysninger

Vi registrerer kun undtagelsesvist følsomme personoplysninger og kun i det omfang, det er nødvendigt for at kunne yde en korrekt service. Inden behandling af følsomme personoplysninger, indhentes udtrykkeligt samtykke til en konkret angivet behandling af de pågældende oplysninger, med mindre retten til at registrere følsomme personoplysninger følger af lovgivningen.

Følsomme personoplysninger der registreres, omfatter bl.a. oplysninger om dit helbred, eksempelvis om du er kørestolsbruger, af hensyn til dit boligbehov.

5. Hvornår og hvordan behandles personoplysninger

Selskaber i ELF koncernen behandler personoplysninger i forbindelse med levering af ydelser og samhandel med kunder, købere, lejere, m.v., herunder i forbindelse med følgende:

  • Forhandling af kontraktforhold, udarbejdelse af købs- og lejeaftaler samt berigtigelse og ekspedition heraf
  • registrering i reservationslister, køber- og lejerkartoteker, m.v.
  • fremvisninger og åbne huse
  • udsendelse af nyhedsbrev
  • løbende kampagner, konkurrencer m.v.

Selskaber i ELF koncernen behandler tillige personoplysninger i forbindelse med andre aktiviteter i relation til bestemte ydelser, herunder følgende:

  • kundeservice og administration
  • udvikling og administration af ydelser og ELF koncernens forretning
  • markedsføring af ydelser og produkter
  • for at beskytte ELF koncernen og dens forretning mod bedrageri
  • for at opfylde lovkrav

Vi indsamler personoplysninger i følgende tilfælde:

  • Ved udfyldning af formularer på hjemmesider der ejes af selskaber i ELF koncernen
  • Ved modtagelse af personoplysninger, skriftligt, telefonisk eller på anden måde, direkte fra en registreret, enten efter opfordring eller uopfordret.

6. Tredjeparter og behandling af personoplysninger

Personoplysninger indhentet fra tredjepart

ELF koncernen registrerer og behandler personoplysninger indhentet fra tredjeparter, herunder fra:

  • Offentlige registre såsom Den offentlige Informationsserver (OIS), tingbogen og andre offentligt tilgængelige kilder. Vi registrerer og bruger f.eks. oplysningerne til at udarbejde og kontrollere sædvanligt materiale, som indgår i aftaleforhold om køb, salg og leje af fast ejendom.
  • Kreditvurderingsbureauer om relevant økonomi. Vi registrerer og behandler disse oplysninger i forbindelse med indgåelse af aftale om leje af beboelsesejendomme.
  • Ejendomsmæglere i forbindelse med indgåelse af aftaler om køb og salg af fast ejendom eller registrering af interessetilkendegivelser og reservationer vedrørende køb og salg af fast ejendom.
  • Ejendomsmæglere og administrationsselskaber i forbindelse med indgåelse af aftaler om leje af bolig og/eller erhvervslejemål.
  • Rådgivere og andre partsrepræsentanter i forbindelse med indgåelse af kontrakt inden for koncernens forretningsområde.

Videregivelse af personoplysninger til tredjeparter

ELF koncernen deler i visse tilfælde personoplysninger med visse tredjeparter i og uden for koncernen, herunder i følgende situationer:

  • Ved aftale om køb af tilvalg videregives dine oplysninger til relevante tredjeparter for opfyldelse af aftalen om køb af tilvalg.
  • Personoplysninger videregives til forsyningsselskaber i forbindelse med salg- og udlejning af fast ejendom.
  • I forbindelse med berigtigelse af køb og salg af fast ejendom, herunder tinglysning af skøde og øvrige dokumenter, videregiver ELF koncernen dit cpr-nummer til Tinglysningsretten.
  • Personoplysninger videregives til offentlige myndigheder og tredjeparter, hvor dette er pålagt selskaberne i koncernen i henhold til gældende lov eller for at beskytte vitale interesser.
  • Personoplysninger videregives internt i koncernen og til eksterne forretningspartnere (herunder til rådgivere og banker), i det omfang der foreligger en lovlig behandlingshjemmel, herunder samtykke, retlig forpligtelse eller lignende.
  • Personoplysninger videregives til koncernens IT-samarbejdspartnere og leverandører i forbindelse med IT-support, hosting, drift og vedligehold af IT-løsninger, m.v. Hvor databehandlere benyttes af koncernen sker dette på et aftalegrundlag, der sikrer overholdelsen af gældende databeskyttelsesregler (databehandleraftale).
  • Personoplysninger videregives til tredjeparter i forbindelse med salg af fast ejendom, enten ved direkte salg eller som led i en selskabsoverdragelse, hvor personoplysningerne angår lejere i pågældende ejendom.

7. Rettigheder som tilkommer den registrerede

I det omfang et selskab i ELF koncernen behandler personoplysninger om dig, kan du til enhver tid påberåbe sig følgende rettigheder ved kontakt til selskabet:

  • Ret til at se oplysninger (Indsigtsretten)
    Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger, herunder hvor oplysningerne stammer fra, og hvad vi bruger dem til. Du kan få at vide, hvor længe vi gemmer dine oplysninger, og hvem der modtager oplysninger om dig, i det omfang vi (lovligt) videregiver personoplysninger til tredjeparter.
  • Ret til berigtigelse (rettelse)
    Du har ret til at få urigtige eller ufuldstændige oplysninger om dig selv rettet.
  • Ret til sletning (”retten til at blive glemt”)
    I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer. Retten til sletning skal vurderes i forhold til eventuelle begrænsninger i henhold til gældende lov eller eventuelle rettigheder til at behandle data, der måtte tilkomme selskabet.
  • Ret til begrænsning af behandling
    Du har visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
  • Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet)
    Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.
  • Ret til indsigelse
    Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger. Du kan også gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring.

8. Opbevaringsperiode

Selskaberne i ELF koncernen opbevarer alene personoplysninger i den periode det er tilladt efter den til enhver tid gældende databeskyttelseslovgivning. Det vil sige så længe det er nødvendigt til opfyldelsen af det formål, som oplysningerne er blevet indhentet til. Ved udløbet af perioden slettes oplysningerne uden videre.

Da opbevaringsperioden afhænger af de konkrete omstændigheder for hver behandling, er det ikke muligt generelt at angive, hvor længe oplysningerne opbevares. For behandlinger, der indebærer et potentielt ansvar for den registrerede eller et selskab i ELF koncernen som dataansvarlig, vil opbevaringsperioden følge forældelseslovens regler.

For vedvarende kontraktforhold, herunder aftaler om leje af fast ejendom, opbevares personoplysninger i hele aftaleforholdets løbetid samt 10 år efter aftaleforholdets ophør.

Ansøgninger til ledige stillinger opbevares maksimalt i 6 måneder.

9. Klageadgang

Hvis du er utilfreds med, hvordan vi registrerer og bruger dine personoplysninger, kan du indgive en klage til Datatilsynet som tilsynsmyndighed: Datatilsynet, Borgergade 28, 5. sal, DK-1300 København K, e-mail: dt@datatilsynet.dk.

10. Øvrige vilkår

Accept af privatlivspolitik

Hvis du bruger de tjenester der tilbydes af et eller flere af selskaberne i ELF koncernen, accepterer du derved ELF koncernens Databeskyttelses- og privatlivspolitik.

Hvis du bruger de tjenester der tilbydes, accepterer du de heri beskrevne vilkår for indsamling, og behandling af personoplysninger om dig i henhold til denne databeskyttelses- og privatlivspolitik og accepterer Brugersamtykket. Brugersamtykket bliver du præsenteret for i forbindelse med tilmelding til en service.

Ændring af privatlivspolitik

Denne databeskyttelses- og privatlivspolitik kan ændres som følge af nye lovkrav, ny databeskyttelsespraksis, eller ved ændring af de ydelser, der tilbydes af selskaberne i ELF koncernen. Hvis der sker væsentlige ændringer, vil du modtage besked herom via vores tjenester eller på anden tilsvarende effektiv måde. Derved har du som registreret mulighed for at gennemgå ændringerne, før de træder i kraft. Ønsker du ikke at acceptere ændringerne, kan du give meddelelse til ethvert selskab i ELF Koncernen. Fortsat brug af tjenester tilbudt af ELF Koncernen, efter offentliggørelse af ændringerne er at anse for en accept af den ændrede databeskyttelses- og privatlivspolitik.

Sikkerhedsforanstaltninger

Som led i ELF koncernens generelle databeskyttelsesbestræbelser overvåges og opdateres koncernens IT-sikkerhed løbende for at finde mulige sårbarheder og angreb, så risikoen for sikkerhedsbrister minimeres i videst muligt omfang.

ELF koncernen opdaterer og implementerer løbende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger til beskyttelse af personoplysninger mod utilsigtet eller ulovlig undergang, tab eller ændring. Sikkerhedsforanstaltningerne beskytter endvidere personoplysninger imod uautoriseret deling, læk, datamisbrug eller andre behandlinger i strid med gældende databeskyttelseslovgivning.

Kontakt

Du er altid velkommen til at kontakte ELF koncernen, hvis du har spørgsmål om dine rettigheder, og hvordan dine personoplysninger behandles af selskaberne i koncernen. Du kan kontakte ethvert selskab i ELF koncernen via ELF Development A/S, Strandvejen 70, 1. sal, DK-2900 Hellerup, tlf. (+45) 39 200 250, e-mail: info@elfdevelopment.dk.